1. Inleiding

Bij Hiregenics B.V. vinden wij het beschermen van persoonsgegevens van onze zakelijke relaties van groot belang. In deze privacyverklaring leggen wij uit hoe wij persoonsgegevens van onze zakelijke klanten, leveranciers en andere zakelijke contacten verzamelen, verwerken, gebruiken en beveiligen. Wij verwerken uitsluitend zakelijke persoonsgegevens en houden ons hierbij strikt aan de geldende wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

2. Wie zijn wij?

Hiregenics B.V.

• Adres: Gasstraat-Oost 40, 5349 AV, Oss
• E-mail: contact@hiregenics.nl
• Telefoonnummer: 085 4018277
• KvK-nummer: 95509704
• BTW-nummer: NL867159649B01

Hiregenics B.V. is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het onderhouden van zakelijke relaties en het uitvoeren van onze dienstverlening. Hierbij gaat het om:

1. Contactgegevens
   • Naam van contactpersonen
   • Zakelijk e-mailadres
   • Zakelijk telefoonnummer
   • Functie/titel
   • Bedrijfsadres
2. Bedrijfsgegevens
   • Naam van uw bedrijf
   • KvK-nummer
   • BTW-nummer
3. Financiële gegevens
   • Bankrekeningnummer (voor betalingen)
   • Betaalgeschiedenis
4. Communicatiegegevens
   • Correspondentie per e-mail, post, telefoon of via andere communicatiekanalen

Bijzondere persoonsgegevens
Hiregenics B.V. verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens (zoals ras, religie of gezondheidsgegevens).

4. Doeleinden en grondslagen van de verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor specifieke en gerechtvaardigde doeleinden. De belangrijkste doeleinden zijn:

1. Uitvoering van overeenkomsten
   • Het onderhouden van de zakelijke relatie.
   • Het sluiten en uitvoeren van overeenkomsten.
   • Het leveren van producten of diensten.
2. Administratieve en financiële doeleinden
   • Facturering en betalingsverwerking.
   • Financieel beheer en boekhouding.

1. Communicatie en klantbeheer
   • Het onderhouden van contact en het beantwoorden van vragen.
   • Verzenden van zakelijke correspondentie.
2. Marketing en relatiebeheer
   • Verzending van zakelijke nieuwsbrieven, uitnodigingen of aanbiedingen (indien relevant en met toestemming).
   • Analyse van klantbehoeften en verbetering van onze dienstverlening.
3. Wettelijke verplichtingen
   • Voldoen aan fiscale en andere wettelijke verplichtingen.
   • Naleving van regelgeving, zoals WWFT wet of boekhoudkundige voorschriften.

Grondslagen
Wij verwerken uw gegevens op basis van:

• De uitvoering van een overeenkomst
• Het nakomen van wettelijke verplichtingen
• Gerechtvaardigd belang (zoals klantrelatiebeheer en marketing)
• Uw toestemming (indien specifiek vereist)

5. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

• Contractgegevens: Bewaartermijn van maximaal 7 jaar na beëindiging van de zakelijke relatie (conform wettelijke fiscale verplichtingen).
• Correspondentie en communicatie: Bewaartermijn van maximaal 2 jaar na afronding van de vraag of het project.
• Marketinggegevens: Bewaartermijn van maximaal 2 jaar.

6. Delen van persoonsgegevens met derden

Wij delen uw gegevens uitsluitend met derden wanneer dit noodzakelijk is voor onze bedrijfsvoering of om aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Dit betreft:

1. Dienstverleners
   • IT-leveranciers (hosting, e-mailservices, CRM-systemen)
   • Financiele dienstverleners (zoals boekhouders of banken)
2. Overheidsinstanties
   • Wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld de Belastingdienst).
3. Zakelijke partners
   • In het kader van gezamenlijke projecten of overeenkomsten.

Verwerkersovereenkomsten
Wij sluiten met derde partijen waarmee wij samenwerken (verwerkers) een verwerkersovereenkomst, waarin wij waarborgen dat uw gegevens adequaat worden beschermd.

7. Beveiliging van uw gegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, misbruik of onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen omvatten:

• Versleutelde opslag van gegevens
• Toegangscontroles en autorisatieprocedures
• Regelmatige updates en beveiligingsaudits
• Bewustwordingstrainingen voor medewerkers

8. Uw rechten

Als zakelijke relatie heeft u bepaalde rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. U heeft het recht om:

• Inzage te krijgen in de persoonsgegevens die wij van u verwerken.
• Onjuiste gegevens te corrigeren of aan te vullen.
• Uw gegevens te laten verwijderen (indien deze niet langer nodig zijn).
• Bezwaar te maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang.
• Uw toestemming in te trekken (indien van toepassing).
• Gegevensoverdraagbaarheid aan te vragen (bijvoorbeeld voor overdracht naar een andere partij).

Verzoeken
U kunt uw verzoek sturen naar: contact@hiregenics.nl. Wij reageren binnen 10 werkdagen op uw verzoek.

9. Cookies en websitegebruik

Onze website maakt gebruik van functionele en analytische cookies om de gebruikerservaring te verbeteren en inzicht te verkrijgen in het gebruik van onze website. Meer informatie hierover vindt u in onze cookieverklaring.

10. Internationale gegevensoverdracht

Wij verwerken uw gegevens in principe binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Indien gegevens buiten de EER worden verwerkt, zorgen wij voor passende waarborgen (zoals standaard contractuele clausules).

11. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Hiregenics B.V. behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring aan te passen. Wijzigingen worden gepubliceerd op onze website en voorzien van een nieuwe datum. Controleer regelmatig onze privacyverklaring voor updates.

12. Contactgegevens

Heeft u vragen, opmerkingen of klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op via:

Hiregenics B.V.

• Adres: Gasstraat Oost 40, 5349AV Oss
• E-mail: contact@hiregenics.nl
• Telefoon: 085 4018277

Daarnaast heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.